Beschreibung des Akkreditierungsablaufs/-prozesses
Bis zur endgültigen Klärung der Rechtslage werden wir leider keine Akkreditierungen durchführen können
In dieser Prozessbeschreibung ist der „ideale“ Akkreditierungsablauf dargestellt. An verschiedenen Stellen wird auf Unterstützungs-/Hilfsprozesse verwiesen. Diese Prozesse haben nichts mit dem eigentlichen Akkreditierungsprozess zu tun, sind aber für den Prozess von Bedeutung und werden deshalb genauer in ihrem Ablauf beschrieben.
Wo bezüglich der Inhalte Redundanzen zu anderen Dokumenten bestehen, sind diese Informationen zum besseren Verständnis enthalten. (Ablaufschemata Bilder 2-4)
Anfrage
Telefonische oder schriftliche Anfragen von potentiellen Kunden oder Interessenten werden vom Sekretariat oder direkten Verantwortlichen entgegengenommen und bearbeitet.
Dokumente
Im Regelfall erfolgt zunächst, falls gewünscht, die Versendung der entsprechenden Informationsunterlagen. Für die unterschiedlichen Akkreditierungsbereiche sind die Informationspakete entsprechend zusammengestellt. Bei Unklarheiten werden die Anfragenden vom Sekretariat an die zuständigen Mitarbeiter verwiesen, die unbürokratisch und schnell zur Lösung beizutragen versuchen.
Informationsgespräch
Auf Wunsch kann sowohl in benannten Räumen der DGAG e.V., als auch telefonisch ein Informationsgespräch erfolgen. Dieses Informationsgespräch ist selbstverständlich kostenlos. Informationsgespräche werden je nach Akkreditierungsbereich möglichst von den zuständigen Mitarbeitern durchgeführt.
Generell sind wir bestrebt, dass Informationsgespräche von dem in der Geschäftsstelle verfügbaren Mitarbeitern oder der Geschäftsführung der DGAG e.V. durchgeführt werden.
Auftrag
Die DGAG e.V. erhält von dem durch das Informationsmaterial oder Informationsgespräch vorinformierten Kunden Auftragsformulare für das Verfahren mit dem Ziel der Akkreditierung.
Mit dieser Auftragserteilung werden auch die Kosten für die Auftragserteilung gemäss Gebührenliste fällig, sofern die DGAG e.V. in dem ersten Schritt der Vertragsprüfung nicht feststellt, dass der Auftrag nicht angenommen werden kann. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn die DGAG e.V. im beauftragten Bereich Akkreditierungen nicht durchführt..
Bei Annahme des Auftrags wird für den Kunden ein Aktenzeichen vergeben, ein Ordner angelegt und ein Daten-File in der Datenbank erstellt. Es sei noch einmal nachdrücklich darauf hingewiesen, dass durch den Vertrag nur das Verfahren mit dem Ziel einer Akkreditierung vereinbart wird. Die Akkreditierung kann, muss aber nicht zwingend am Ende des Verfahrens stehen.
Vertragsprüfung
Die weitergehende Vertragsprüfung erfolgt durch die Referenten/Sachbearbeiter und / oder die Geschäftsführung. Bei Verfahren, die z.B. das übliche Volumen eines Verfahrens deutlich übersteigen, findet eine Abstimmung zwischen Referenten/Sachbearbeiter und der Geschäftsführung statt.
Kostenvoranschlag
Auf Basis des vermuteten Umfangs des Auftrags und der DGAG-Gebührenliste erstellt die Büroleitung mit Unterstützung des zuständigen Referenten/Sachbearbeiters einen Kostenvoranschlag.
Vertragsabschluss
Der Kunde schickt der DGAG e.V. bei Akzeptanz des Kostenvoranschlags den unterschriebenen Vertrag zu, dessen Zweitschrift die DGAG e.V. dann ebenfalls unterschrieben an den Kunden zurückschickt.
Dokumentenbewertung
Nach Eingang aller für das Verfahren notwendigen Dokumente werden die Unterlagen durch externe oder interne Begutachter geprüft. Das Ergebnis wird intern in dem Datenfile zum Verfahren dokumentiert. Der Kunde erhält eine mündliche Rückmeldung. Auf Wunsch wird ein schriftlicher Bericht zur Dokumentenprüfung erstellt.
Vorgespräch
Effektiver ist aus Erfahrung der DGAG e.V. jedoch die Auswertung der Dokumente gemeinsam mit dem Kunden in einem kostenpflichtigen Vorgespräch.
Ein Vorgespräch ist optional und kein fester Bestandteil des Akkreditierungsprozesses.
Hierbei werden im Detail die festgestellten Mängel und Unklarheiten der Dokumentation aufgezeigt und die entsprechenden Normforderungen erläutert. Es werden aber auch mögliche Missverständnisse aufgeklärt.
Keinesfalls wird dem Kunden aber erklärt, wie die Dokumentation zu erstellen ist, d.h. es findet keine Beratung zu dieser Thematik statt.
Begutachtungsplanung
Bei einer Erstakkreditierung / Reakkreditierung sind eine Geschäftsstellenbegutachtung und wenigstens ein Witness-Audit erforderlich. Mit dem Kunden werden mögliche Termine vereinbart.
Externe Begutachter werden für die vereinbarten Aktivitäten beauftragt, wenn die Begutachtungen nicht durch fest angestelltes Personal der Geschäftsstelle erfolgt.
Die Zertifizierungsstelle kann die vorgeschlagenen Begutachter / Experten ablehnen. Die daraus eventuell entstehenden Nachteile gehen dann allerdings nicht zu Lasten der Akkreditierungsstelle (z.B. Terminverzögerungen, zusätzliche Reisekosten etc.).
Bei einer Erstakkreditierung ist in der Regel immer ein Referent/Sachbearbeiter der DGAG e.V. Mitglied des Begutachtungsteams. Bei einer Reakkreditierung gilt dies auch, allerdings kann unter besonderen Bedingungen und Umständen hier auch auf langjährige erfahrene externe Begutachter der DGAG e.V. zurückgegriffen werden.
Die detaillierte Planung der einzelnen Begutachtungen und die damit verbundenen Aktivitäten (z.B. Erstellung eines Begutachtungsplanes) werden vom Teamleiter durchgeführt bzw. durch den Teamleiter veranlasst.
Begutachtung
Die Begutachtung der Geschäftsstelle einer Zertifizierungsstelle erfolgt nach einem vorher abgestimmten Begutachtungsplan.
Die Erfüllung und Umsetzung des für das Verfahren zuständigen Regelwerks wird geprüft. Dazu stehen den Begutachtern, ausser den entsprechenden Regelwerken, Formblätter der Akkreditierungsstelle zur Verfügung.
Falls erforderlich kann der Begutachter vor Ort jederzeit mit der Akkreditierungsstelle Kontakt aufnehmen, um auftretende eventuelle Probleme / Fragen zu klären. Falls zur sofortigen Klärung kein Referent in der DGAG e.V.-Geschäftsstelle verfügbar ist, wird der Referent informiert und nimmt Kontakt mit dem Begutachter vor Ort auf.
Berichte
Berichte werden nach der Begutachtung und nach der Abarbeitung von eventuellen Korrekturmassnahmen i.d.R. innerhalb von 14 Tagen erstellt. Wie der eventuelle Nachweis von Korrekturmaßnahmen zu erfolgen hat, wird von den Begutachtern in Absprache mit der Zertifizierungsstelle festgelegt.
Die Berichte werden in der DGAG e.V.-Geschäftsstelle geprüft und nach Freigabe durch die Referenten oder den Geschäftsführer an den Kunden zur Kommentierung und an den Akkreditierungsausschuss zur Entscheidung weitergeleitet. Prüfung und Freigabe sollen innerhalb einer Woche nach Eingang des Berichts erfolgen.
Bestandteil der Berichte sind die DGAG e.V.-Formblätter sowie ein vom Begutachtungsleiter erstellter Bericht, in dem der Verlauf der Begutachtung, die Beobachtungen der Begutachter, Bewertungen der Beobachtungen und eine abschliessende Empfehlung der Begutachter enthalten sein müssen.
Akkreditierungsausschuss (AKA)
Der Akkreditierungsausschuss (AKA) der DGAG e.V. erhält den abschliessenden Bericht zur Bewertung und Entscheidung über die Erteilung einer Akkreditierung. Dem AKA stehen alle Unterlagen zur Verfügung, d.h. auch die nicht dem abschliessenden Bericht beigefügten Unterlagen (z.B. handschriftliche Notizen, gesammelte objektive Nachweise) können eingesehen werden.
Der AKA entscheidet auf Basis der eingereichten Unterlagen über die Erteilung einer Akkreditierung, in anderen Fällen über Aussetzung oder Entzug der Akkreditierung. Die Eine Wiedererteilung oder eine Aufhebung der Aussetzung kann durch die Akkreditierungsstelle allein dann erfolgen, wenn die vom AKA festgelegten Bedingungen dafür klar erfüllt sind. Ist dies nicht der Fall, muss der AKA die getroffenen Massnahmen bewerten.
Die Mitglieder des AKA werden hinsichtlich ihrer Funktionen und Kompetenzen aus den Gremien der DGAG e.V. ausgewählt. Wichtig ist ausserdem die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der AKA-Mitglieder.
Urkunde
Nach einer positiven AKA-Entscheidung bezüglich einer Akkreditierung wird eine Urkunde erstellt. Die Urkunde wird im Entwurf vom Kunden vor endgültiger Erstellung freigegeben.
Rechnungsstellung
Mit der Urkunde wird eine Abschlussrechnung für das Verfahren erstellt. Ausser der Rechnung nach Auftragserteilung bleibt es der DGAG e.V. vorbehalten, jederzeit Zwischenrechnungen zu stellen. Die DGAG e.V. entscheidet hierüber je nach Verfahrenschritt oder Dauer des Verfahrens.
Es bleibt DGAG e.V. vorbehalten, für kostenintensive Aktivitäten Vorauszahlungen zu fordern.
Überwachung
Die Überwachung der Zertifizierungsstellen erfolgt gemäss den normativen Regelungen jährlich. Überwachungsmassnahmen werden von der DGAG e.V. festgelegt und geplant.
Re-Akkreditierung
Die Reakkreditierung erfolgt gemäss diesem beschriebenen Ablauf ab der Auftragserteilung. Vertragsgemäss müssen die Kunden der DGAG e.V. einen Auftrag zur Reakkreditierung 6 Monate vor Ablauf der Akkreditierung zu erteilen.
Im Ausnahmefall kann die DGAG e.V. eine Verlängerung der Akkreditierungsurkunde für z.B. 3 Monate ausstellen. Vorbedingung ist hier eine Bewertung der Zertifizierungsstelle über den vergangenen Akkreditierungszeitraum.